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COORDONNATEUR – COORDONNATRICE ADMINISTRATIF

Le Service d’orientation et d’intégration des immigrants au travail (SOIT) est une organisation à but non lucratif ayant pignon sur rue à Québec depuis 1985. Sa mission est d’accompagner les individus et les entreprises afin de concrétiser l’intégration sociocommunautaire et la réussite professionnelle des personnes immigrantes et ainsi répondre aux besoins de main-d’œuvre des entreprises d’ici.

 

– Tâches et responsabilités principales

Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste à la coordination administrative est principalement responsable de la saine gestion financière, comptable et matérielle de l’organisation, mais aussi des bonnes pratiques concernant les ressources humaines, informationnelles et documentaires. Elle doit notamment sur le plan des :

– Ressources financières

  • Planifier et élaborer le budget d’opération de l’organisme en collaboration avec l’équipe de direction et assurer l’ensemble des opérations comptables;

  • Élaborer et recommander à la direction générale les politiques, normes et procédures relatives à la gestion financière et comptable et en gérer l’application;

  • Assurer l’équilibre budgétaire de l’organisation en proposant de nouvelles sources de revenus et en faisant un contrôle juste des dépenses, tout en veillant à la maximisation des actifs;

  • Préparer et présenter les rapports financiers annuels, mensuels et ponctuels, à la demande du conseil d’administration ainsi que les redditions de comptes demandées par les partenaires financiers;

  • Réaliser la tenue des livres comptables;

  • Rassembler, vérifier et traiter les renseignements concernant la production des paies (rémunération et avantages sociaux);

  • Travailler en collaboration avec le vérificateur externe dans l’élaboration des états financiers annuels.

– Ressources humaines

  • Contrôler et tenir à jour les fiches d’absence, les banques de maladie, de congés et de vacances et en informer le personnel sur une base régulière;

  • Constituer, classifier, tenir à jour et assurer la garde et la protection des dossiers du personnel, des documents officiels et des archives de l’organisme;

  • Organiser et participer au processus de dotation;

  • Veiller à la santé et à la sécurité des employés et des clients

  • Développer et recommander au comité de direction les procédures relatives à la sécurité des personnes, des lieux et des biens;

  • Voir à l’application de l’ensemble des politiques règlements et convention collective du SOIT

  • Assurer les suivis diligents et le règlement des situations de harcèlement au travail ainsi que le traitement des plaintes provenant de l’interne et de l’externe.

– Ressources matérielles

  • Définir les objectifs et les options d’achat et/ou de location des équipements et du matériel et donner les directives pour une bonne gestion des biens acquis;

  • Négocier avec les fournisseurs de biens et services en veillant aux coûts, aux normes de qualité et à leur application;

  • Assurer le suivi des contrats et des ententes de service avec les fournisseurs;

  • Veiller à l’entretien des équipements, des immobilisations, du parc informatique, du matériel de bureau et autres biens de l’organisme nécessaires à son bon fonctionnement;

  • Élaborer et superviser l’implantation et le suivi des politiques d’utilisation des équipements et systèmes mécaniques et informatiques;

 

– Ressources INFORMATIONNELLES et DOCUMENTAIRES

  • Coordonner de façon optimale les ressources informationnelles de l’organisation (parc informatique, site WEB, réseaux sociaux, médias conventionnels, etc.)

  • Coordonner la qualité et l’exactitude des ressources promotionnelles de l’organisation (dépliants, outils et articles promotionnels, rapport annuel de l’organisation, etc.)

  • Voir à la classification, codification, classement, numérisation de la documentation afin de sauvegarder l’intégrité du patrimoine archivistique du SOIT

Enfin, la personne titulaire de ce poste participe et travaille en collégialité avec la direction à l’élaboration de la planification stratégique, du plan d’action annuel, du budget annuel et de l’établissement des besoins de main-d’œuvre et de l’organisation du travail.

Cette description de tâches peut évoluer dans le temps en fonction de la réalité et des besoins du SOIT.

 

Profil recherché

  • Diplôme universitaire de premier cycle et 5 années d’expérience pertinentes en gestion financière

  • Maîtrise du français parlé et écrit et aisance rédactionnelle

  • Habileté à mobiliser le personnel et à communiquer avec efficacité

  • Leadership axé sur les résultats

  • Capacité d’analyse et de résolution de problèmes

  • Sens des responsabilités

  • Excellente capacité à travailler à l’aide des technologies de l’information (Suite Office, logiciel de comptabilité SAGE, système de Paie/Desjardins)

  • Capacité à communiquer en anglais (atout)

 

Rémunération :

Classe 1 de l’échelle de traitement du personnel-cadre du SOIT se situant entre 47 878 $ et 63 836 $.

Date limite de dépôt de candidature :

16 heures le 23 octobre 2020  

Entrée en fonction :

Le plus tôt possible

Veuillez acheminer votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à l’attention de :

Mme Nicole Rousseau

n.rousseau@soit.quebec

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